Les bureaux collaboratifs gagnent en popularité et sont bien plus que des espaces ouverts. Comment devrait-on penser l'espace de bureau de son entreprise pour favoriser les échanges et la créativité, sans compromettre la productivité? Quelques pistes à considérer.
1. Tenir compte du domaine d’activité. Il va de soi qu’un bureau d’avocats ne sera pas aménagé de la même manière qu’une firme de marketing, par exemple. Il faut donc tenir compte du niveau de confidentialité requis pour les professionnels, mais aussi de l’image que l’entreprise veut transmettre aux clients. Des bureaux fermés peuvent donc être nécessaires à un endroit, et complètement facultatifs à d’autres. Une entreprise en démarrage dans le domaine des technologies pourra se permettre des espaces ouverts beaucoup plus conviviaux, colorés et créatifs.
2. Consulter les employés. Que l’entreprise soit petite ou grande, il est toujours préférable de demander l’avis des employés avant d’entreprendre un réaménagement majeur des espaces de travail. Faire autrement pourrait causer des frustrations et entraîner une baisse de la motivation. Mener un sondage interne est une bonne manière de recueillir les suggestions et les appréhensions des travailleurs et d’en tenir compte. Si vous faites partie d’une petite entreprise, vous ne devriez pas rencontrer trop de difficultés. Pour les entreprises de plus grande taille, un sondage interne peut être une solution simple et efficace.
3. Éviter l’isolement. L’un des avantages des espaces ouverts, c’est le bris de l’isolement, qui peut entraîner perte de temps et manque de dynamisme. En effet, il est plus facile de se laisser aller à surfer sur le web lorsqu’on est seul! Côtoyer ses collègues hors des bureaux et cubicules fermés est une source d’inspiration indéniable. D’un autre côté, il faut aussi offrir la possibilité d’un espace plus intime, que ce soit pour des tâches qui nécessitent plus de concentration, pour rencontrer des clients ou pour faire des appels loin des conversations animées. Une solution? Un grand espace de travail ouvert, entouré de petits coins plus isolés pouvant accueillir deux ou trois employés à la fois.
4. Penser l’espace de manière pratique. On doit veiller à ce que l’espace soit organisé de manière ergonomique et accessible à tous. Ainsi, on place les prises électriques à la portée de tous, et l’équipement commun (comme les photocopieurs) devrait être placé au centre ou à égale distance de tous, sans bloquer le passage. Autre conseil pratique : profiter de la lumière naturelle du soleil, qui a prouvé ses effets positifs sur le moral et la santé. Attention toutefois à ne pas se laisser distraire par ce qui se passe à l’extérieur du bureau! Finalement, un espace collaboratif doit être bien pensé non seulement du point de vue des meubles et de l’aménagement intérieur, mais aussi du côté de la technologie. La communication peut être grandement facilitée grâce à des outils internes simples, comme un système de clavardage professionnel, un réseau de partage de documents ou encore un portail de nouvelles internes.
5. Se rencontrer à l’extérieur du bureau. Même si elles possèdent des bureaux permanents, certaines entreprises offrent à leurs employés l’option de se rencontrer dans des espaces ouverts de coworking loués à l’extérieur. Pour des raisons de motivation, de déplacement ou simplement pour éviter un réaménagement complet des bureaux, louer des heures d’espaces collaboratifs peut être une bonne option pour des rencontres professionnelles dans un cadre plus décontracté. La plupart des espaces de coworking offrent la possibilité de bureaux fermés ou de salles de réunion, selon les besoins.