Des employés bien informés sont des employés plus motivés! La clé : des stratégies de communication interne claires et pertinentes. Mais quelles sont-elles? Réponses avec Chantal Dauray, présidente de l’agence Concerta Communications, notamment spécialisée en conseil en communication interne.
1. S‘adapter!
Le choix de la stratégie et des outils de communication interne doit se situer en phase avec la culture organisationnelle et être adaptée au public-cible ainsi qu’à la nature du message. « Un site Intranet sera peu utilisé si la culture de l’échange est absente de l’organisation », estime Mme Dauray.
Personnel essentiellement manuel, souvent sur les routes, multigénérationnel ou encore multiculturel… Le message aura plus de chances de passer si on s’adapte à son audience. Or, les équipes en ressources humaines ou en marketing ont parfois tendance à penser la communication interne selon ce qui fonctionne à leurs yeux et non à ceux de leurs destinataires. « Je vois souvent des magazines internes trop touffus où l’information stratégique se retrouve noyée, explique-t-elle. Les employés peu habiles en lecture peuvent donc louper des messages importants. »
2. Faciliter la circulation de l’information
La manière dont les gens prennent conscience des communications internes est aussi importante que le contenu lui-même. Avoir un site Intranet, c’est bien, mais il sera sous-utilisé si le système de mot de passe est tellement compliqué qu’il décourage les employés d’y accéder. Idem pour une communication passant par des téléviseurs qui sera peu efficace si les téléviseurs sont mal placés. « Nous avons travaillé avec un de nos clients, Pelican International, pour concevoir un journal interne publié sous forme de napperon de cafétéria afin de rejoindre les employés de production », raconte Mme Dauray.
3. Augmenter la fréquence des communications et non la longueur
Faire court est important pour ne pas perdre l’attention du lecteur. « On va privilégier des versions succinctes pour les employés plutôt manuels ou alors pour ceux qui sont souvent en déplacement, conseille la présidente de Concerta Communications. On pourra toujours prévoir une section En savoir plus pour les plus curieux. »
Il est parfois également préférable de communiquer plus souvent et d’utiliser plusieurs outils complémentaires. « On peut opter pour un magazine interne diffusé tous les deux ou trois mois proposant des histoires soulignant les valeurs de la compagnie et envoyer plus régulièrement par courriel des informations de nature plus opérationnelle », ajoute-t-elle.
4. Ne pas négliger le face-à-face
« Je prône de plus en plus un retour au face-à-face qui, incluant le non-verbal, règle beaucoup de malentendus générés par courriels et permet de savoir tout de suite si le message est bien reçu ou pas », préconise Mme Dauray.
5. Impliquer les employés
Faire participer les travailleurs à l’élaboration de sa communication interne est un excellent moyen de s’assurer qu’elle répondra à leurs besoins. « C’est bien d’intégrer des employés au comité de lecture du journal interne », recommande la spécialiste.
6. Faire remonter l’information
À l’heure où les salariés peuvent facilement parler entre eux sur les réseaux sociaux, il est essentiel de mettre en place des mécanismes efficaces pour faire remonter les informations du terrain vers la direction. « Aller chercher les suggestions et commentaires des employés ne suffit pas, il faut effectuer un suivi et savoir ce qu’on fait des idées proposées », souligne Chantal Dauray.