En matière d’absentéisme au travail, le défi n’est pas de convaincre les employeurs que le phénomène est coûteux. Après tout, 90 % admettaient déjà en 2015 que l’absentéisme était « très coûteux » pour leur organisation, dans un rapport précédent de la firme Morneau Shepell.
Alors, pourquoi si peu d’entreprises décident de mettre en place des outils de mesure et de contrôle des absences? À peine 36 %, selon la nouvelle étude.
Le fatalisme, dans bien des cas. Les entreprises croient à tort que l’absentéisme est uniquement dû à des maladies et que, par conséquent, elles ne peuvent pas y faire grand-chose.
C’est doublement faux. D’une part, le rapport de 2015 indique que 52 % des absences ne sont pas d’ordre médical. Benoit Lavigne, directeur des solutions en gestion des absences chez Morneau Shepell, donne l’exemple de la chasse, qui pousse des employés à s’absenter dans certaines régions du Québec. « Ça n’a rien à voir avec la maladie! »
D’autre part, un suivi serré des absences permet de tirer la sonnette d’alarme sur un employé en difficulté. « L’intervention précoce est la clé pour réduire l’invalidité courte durée ou à long terme », explique le directeur.
Les coûts directs et les coûts indirects
Pour prendre la pleine mesure du coût de l’absentéisme au travail, il faut d’abord se donner la peine de le calculer pour son entreprise. Pour cela, on tiendra compte aussi bien des coûts directs qu’indirects.
Les coûts directs sont simples: la masse salariale versée aux employés absents, les heures supplémentaires payées pour accomplir le travail, les primes d’assurance versées et autres coûts administratifs liés aux absences.
Les impacts indirects sont plus difficiles à quantifier, mais ils ne sont pas moins importants. Morneau Shepell estime qu’ils peuvent représenter de 50 à 500% des coûts directs.
« Si on ne peut pas remplacer les employés, c’est le service à la clientèle qui en souffre… illustre Benoit Lavigne. C’est également difficile sur le moral des employés à qui on demande de mettre les bouchées doubles. »
On doit de plus comptabiliser les coûts de gestion pour remplacer les absents et former les nouveaux qui prennent le relais.
Des pratiques exemplaires
Pour combattre l’absentéisme au travail, il ne s’agit pas de calculer pour calculer. On voudra mettre en place un système qui recueille et analyse les données en temps réel, afin de pouvoir intervenir rapidement au besoin.
« Idéalement, ce système pourrait identifier les patterns d’absence et envoyer une notification à un responsable RH, pour qu’il puisse faire une intervention », explique Benoit Lavigne.
« Pas dans une visée disciplinaire, prévient-il toutefois. Le but est d’ouvrir la conversation avec l’employé. On veut comprendre les vraies raisons de l’absentéisme. Et on veut poser une geste avant que le problème s’aggrave. »