Savez-vous combien coûte l’absence d’un employé ?
Avant de s’attaquer au problème de l’absentéisme, il faut d’abord en mesurer l’ampleur. Voici des clés pour calculer les coûts réels liés à l’absence d’un employé.
Seulement 36 % des entreprises faisaient le suivi des absences auprès de leurs employés, peut-on lire dans un rapport récent de Morneau Shepell sur l’absentéisme. C’est peu, quand on considère tous les avantages d’avoir une vue chiffrée de la situation.
Premièrement, être pleinement conscient du problème est un bon moyen de se convaincre d’agir ! En effet, quelle organisation acceptera de dilapider l’équivalent de 5 % de sa masse salariale (c’est la perte estimée en entreprise privée, selon Morneau Shepell) sans broncher ? L’urgence d’agir se fait rapidement sentir.
Ensuite, c’est en mesurant le problème qu’on peut le régler. C’est ce qu’explique Kristen Coady sur le site de la firme RH : « Vous n’arrivez peut-être pas à identifier les personnes qui ont besoin de soutien sous la forme d’intervention précoce ou de prévention. Comment [les] identifier si vous n’avez pas en place une stratégie de suivi et de gestion des absences ? » Poser la question, c’est y répondre.
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Comment calculer le coût de l’absentéisme, donc.
La portion « facile » du calcul, ce sont les coûts directs : le salaire de l’employé qui s’absente, les heures supplémentaires payées aux employés appelés en renfort, mais aussi toutes les primes d’assurance et les coûts reliés aux absences en congés d’invalidité à long ou à court terme, ainsi que les coûts administratifs qui en découlent.
Ensuite, il faut tenir compte des coûts indirects, ce que certains négligent de faire. Ces pertes sont moins évidentes à première vue, et surtout, ils ont tendance à fluctuer d’un secteur d’activité à un autre.
On parle ici des frais pour remplacer la main-d’œuvre (recrutement, formation et intégration d’un nouvel employé), le coût de gestion (le travail effectué par les gestionnaires pour compenser les absences), la baisse de productivité (les tâches reportées en raison d’une absence) et les pénalités liées à une livraison de service en deçà des attentes et des ententes conclues avec les clients.
On peut enfin ajouter un coût « psychologique » se traduisant par une baisse du moral des troupes.
Difficile de tenir le compte quand on est mal outillé
Ce calcul, on l’aura compris, n’est pas simple. C’est pourquoi les auteurs du rapport de Morneau Shepell mettent en garde les entreprises contre les risques d’utiliser « une technologie et des systèmes désuets » dans la gestion des absences. « La tâche est simplement trop ardue », argumentent-ils.
Leur solution ? « Utiliser la technologie de manière flexible » et, s’il y a lieu, « impartir des éléments de vos solutions afin d’obtenir des fonctionnalités de pointe à un prix abordable ».