Devenez maître de votre temps

Série : Gérer son temps… pour en gagner !
(1^ère partie : Devenez maître de votre temps)

Selon vous, de quoi manquons-nous le plus, de temps ou d’argent? Les deux me direz-vous! En réalité, la majorité des personnes interrogées avouent manquer de temps plus que d’argent. La vie nous dicte d’en faire toujours plus en moins de temps. Surcharge de travail, projets qui n’avancent pas, manque de concentration et stress en sont les conséquences. Dans ce contexte, bien gérer son temps devient un enjeu essentiel pour rester en contrôle de notre travail… et de notre vie.

Ma proposition : Devenez maître de votre temps ! Imaginez être en mesure de gagner 10 min par jour au travail; sur un an, cela représenterait plus d’une semaine de travail que vous pourriez utiliser à bon escient !

Mais comment y parvenir ? Comme tout changement, il doit être mené intelligemment, sans brûler les étapes ! Voici une démarche simple et qui a fait ses preuves :

1. Prenez conscience de votre utilisation du temps

Rares sont ceux qui ont une idée précise de comment ils utilisent leur temps. Ainsi, nous ne savons pas ce qui nous prend du temps ni pourquoi nous n’arrivons pas aux résultats escomptés.

Posez-vous par exemple les questions suivantes :

• Combien d’heures par semaine passez-vous sur des tâches administratives ?
• Quel pourcentage de votre temps de travail passez-vous à répondre aux questions de vos collaborateurs… 30%, 50% ou plus ?

Plan d’action suggéré : Identifiez les principales catégories de tâches qui caractérisent votre travail (tâches opérationnelles, tâches administratives, réunions, traitement des urgences, planification & stratégie, accompagnement et formation de collaborateurs etc.). Par la suite, en  analysant des semaines typiques de votre travail, évaluez le temps (en heure ou pourcentage) que vous dédiez à chacune de ces catégories de tâches.

2. Déterminez votre idéal

Peu d’entres nous se souviennent précisément des tâches et responsabilités pour lesquelles nous avons été embauchés à l’origine.

Posez-vous par exemple la question suivante :

• Est-il logique de consacrer 80% de mon temps à traiter des urgences alors que mon travail devrait consister également à établir des stratégies et des plans d’action visant à l’amélioration de mon département ?

Plan d’action suggéré: Ressortez votre description de poste et relisez-la. Si celle-ci n’est pas à jour, cas trop fréquent, cela signifie qu’il est temps de travailler dessus. Conjointement avec votre gestionnaire, dressez l’utilisation idéale de votre temps sur une semaine.

Par exemple : 10% en planification stratégique, 20% en développement d’outils, 60% en tâches opérationnelles, etc. Enfin, définissez des moyens d’application et de contrôle de votre utilisation du temps au cours des prochaines semaines: blocage de périodes de temps, communications auprès des collègues…

3. Identifiez les 3 éléments qui perturbent le plus votre gestion du temps

On considère que 28% du temps de travail correspond à des interruptions (soit près d’une heure par jour) d’un employé. Ce pourcentage est encore plus élevé pour ceux qui occupent un poste de gestionnaire.

Posez-vous la question :

• Qui sont mes voleurs de temps ? Les 105 courriels reçus chaque jour, mes collègues qui s’invitent dans mon bureau toutes les 15 minutes, le téléphone qui n’arrête pas de sonner, etc.?

Plan d’action suggéré: Durant quelques jours, soyez attentif et notez sur un cahier toutes les fois où vous vous écartez de votre bonne utilisation du temps. Au bout de quelques jours, faites le point et vous démasquerez rapidement quels sont vos trois principaux perturbateurs.

4. Donnez-vous des outils pour vaincre ces 3 éléments perturbateurs 

Avouons-le, nous aimons nous faire déranger… jusqu’à un certain point !

Posez-vous la question suivante :

• Que puis-je faire pour réduire ma vulnérabilité aux distractions ?

Plan d’action suggéré : Vous avez une tâche importante à accomplir, changez d’environnement de travail, choisissez l’horaire où le bureau est le plus calme…

Si l’on reprend l’exemple précédent : fermez la porte de votre bureau, disposez une pancarte « Ne pas déranger » visible par tous et fermez votre messagerie le temps de pouvoir terminer votre tâche en toute quiétude.

5. Promettez-vous d’être maître de votre temps

Il est quasi impossible de maîtriser 100% de son temps. Le temps maîtrisable correspond en général à 50-60% de son temps de travail, soit 3 à 5h par jour maximum.

Posez-vous la question suivante :

• En fonction de mes tâches et de mon environnement de travail, quel serait mon pourcentage de temps maîtrisable réaliste ?

Plan d’action suggéré: Promettez-vous d’être maître de votre temps maîtrisable! Pour vous y aider, mettez des règles en place (« Je ne lirai pas mes courriels plus de 3 fois par ½ journée ») et tentez de ne pas y déroger. Seulement, pensez toujours au principe d’inertie de Newton démontrant qu’un objet continue à se déplacer à une vitesse uniforme jusqu’à ce qu’une force extérieur agisse sur lui. En gestion du temps, bien souvent, votre meilleure volonté ne suffira pas à changer sur le long terme vos habitudes. Faîtes donc intervenir des forces extérieures ! Communiquez vos nouvelles règles à vos collègues qui s’efforceront de les respecter et se feront un malin plaisir de vous les rappeler le moment opportun!

6. Récompensez-vous !

Chaque fois que vous aurez été en mesure de bien gérer votre temps ou d’écarter un élément perturbateur, récompensez-vous ! Vous aurez gagné du temps mais ce n’est pas pour en faire davantage ! Profitez-en pour vous relaxer !