en 5 étapes
La main-d’œuvre représente pour plusieurs entreprises un facteur de succès déterminant puisque la qualité du produit ou du service en dépend souvent. Malheureusement, les variations de la demande et les difficultés que rencontrent les entreprises lorsque vient le temps de faire des prévisions à long terme mettent à l’épreuve leur capacité à maintenir un niveau de personnel adéquat. Voici, en 5 étapes faciles, la marche à suivre pour bien planifier ses besoins en personnel.
, c’est quoi ?
La planification de la main-d’œuvre consiste à évaluer la demande et l’offre de travail à laquelle l’entreprise sera confrontée au cours de prochains mois ou des prochaines années.
Les étapes de la planification de ressources humaines
1. Analyse de l’environnement (interne et externe)
L’analyse de l’environnement consiste à :
1) Réfléchir à l’avenir de l’organisation : Que se passera-t-il d’ici 2 ans ? D’ici 5 ans ? (analyse de l’environnement interne)
Prévoit-on :
a) La perte ou la signature de nouveaux contrats ?
b) Le lancement de nouveaux services ?
c) L’augmentation ou la diminution du volume des ventes ?
d) La venue ou le départ de concurrents ?
e) Faire de nouvelles acquisitions ou vendre des divisions ?
f) Faire l’acquisition de nouvelles technologies ?
2) Identifier les éléments qui influenceront le développement de l’organisation (analyse de l’environnement externe)
Que se passera-t-il au niveau de :
a) Marché du travail
b) Marché économique
c) Concurrence
d) Prévisions quant à la santé du secteur d’activités
e) Attentes des clients
f) Mobilité et profil de la main-d’oeuvre
3) Identifier les forces, les avantages concurrentiels et les aspects que l’entreprise doit améliorer
a) Situation financière
b) Volume des ventes
c) Profits
d) Stabilité du personnel
e) Qualité/rapidité des services
Il est à noter qu’une telle réflexion devrait être réalisée chaque année.
2. Prévision de besoins RH
Cette étape consiste à identifier clairement les ressources dont l’entreprise aura besoin pour mettre en oeuvre les actions qui lui permettront d’atteindre ses objectifs organisationnels.
L’exercice consiste à dresser le portrait global des besoins RH en fonction de chaque secteur de l’entreprise. Il permet également de regrouper plusieurs informations utiles pour bien prévoir l’avancement et la promotion du personnel en place.
- Quels postes devrons-nous combler
- Comment les postes actuels évolueront-ils ?
- Quels types de compétences faudra-t-il ?
- De combien de personnes aurons-nous besoin pour effectuer le travail ?
- À quel moment et pour combien de temps ?
- Au sein de l’équipe actuelle, y a-t-il des employés qui peuvent réaliser le travail ?
- Avec du perfectionnement, y a-t-il des employés qui pourraient réaliser le travail ?
3. Prévisions de la disponibilité RH
La troisième étape de la planification des ressources humaines consiste à évaluer les compétences du personnel déjà en place. Il est possible que des employés dans l’entreprise soient déjà en mesure de répondre aux nouveaux besoins ou qui, après avoir suivi une formation, du coaching ou du perfectionnement, seraient en mesure d’y répondre.
Pour ce faire, il faut connaître les compétences et les habiletés de tous les employés actuellement en poste. La cueillette des informations nécessaires à cette étape peut avoir été réalisée au moment de l’embauche, mais doit être renouvelée tous les ans lors de l’évaluation de rendement de l’employé. Le supérieur, qui bénéficie alors d’un moment privilégié avec l’employé peut explorer avec lui les possibilités de développement de sa carrière.
- Champs d’expertise
- Expérience professionnelle
- Rendement
- Formation et qualifications
- Apprentissages réussis
- Intérêts, aspirations et projets de carrière
4. Analyse de l’écart
L’analyse de l’écart consiste à comparer le nombre de postes prévus (demande future) dans chaque catégorie d’emploi avec le nombre d’employés susceptibles d’y répondre par avancement ou promotion. L’écart entre ces deux données peut être de nature quantitative (manque ou surplus de main-d’œuvre) ou qualitative (personnel sous-qualifié ou sur-qualifié).
5. Planification des actions RH
La cinquième et dernière étape de la planification des ressources humaines vise à élaborer un plan d’action en vue de combler les écarts constatés.
Ainsi, dans le cas d’écarts quantitatifs, les actions proposées pourront être :
- Embauche
- Programme de recrutement
- Réduction des effectifs (mise à pied temporaire ou permanente)
Dans le cas d’écarts qualitatifs, les actions proposées pourront être :
- Restructuration
- Réaffectation des ressources
- Enrichissement des tâches
- Formation, coaching, perfectionnement
Finalement, un plan d’action doit être développé et mis par écrit. Il doit comporter les objectifs visés, le nom des personnes responsables de même que l’échéancier pour chacune des activités.