Essai de la solution Njoyn de Cognicase. Njoyn se classe dans la catégorie des solutions logicielles en mode ASP (application service provider), c’est à dire que vous louez l’utilisation via Internet du logiciel et des équipements qui permettent de le faire fonctionner. L’avantage est de minimiser l’investissement initial pour l’entreprise, d’autoriser un déploiement de la solution en un temps record et de ne pas avoir à vous soucier des mises à jours logiciels ou des sauvegardes de sécurité de votre base de données. Votre seule responsabilité : ne pas oublier votre mot de passe ! Il existe plusieurs centaines de solutions plus ou moins similaires en Amérique du Nord mais Njoyn à l’avantage de faire partie des rares à être disponible en français. Créé initialement pour les besoins des agences de placements, il nous a paru parfaitement adapté pour les besoins des recruteurs desservant une clientèle interne.
Côté candidats… L’interface candidat est la portion du système qui se « greffe » de façon transparente à la section carrière de votre site corporatif. Une fois cette portion intégrée et mise aux couleurs de votre site, votre section carrière vous permet d’afficher vos postes et de recevoir les candidatures directement dans le système en invitant les candidats à saisir eux même leur profil et à télécharger leur CV. Pour les candidats, la consultation des postes disponibles est relativement classique. Un petit engin de recherche multicritères (catégories de postes, mots clés, géographique…) permet aux candidats d’extraire rapidement les postes qui les concernent. Lorsque le volume d’offres n’est pas justifié, la liste de tous les postes s’affiche par défaut. La présentation de chaque offre est également très standard, l’emphase étant mise sur la lisibilité de l’annonce. Le candidat a la possibilité de se créer une alerte courriel afin d’être notifié des nouveaux postes affichés. C’est du moins ce qui est annoncé… En fait, le candidat est invité à choisir ses compétences dans une liste en indiquant le nombre d’années d’expérience pour chacune. Le candidat ne recevra que les postes correspondant au profil demandé.
La procédure de création de l’alerte courriel en est rendue un peu fastidieuse. Pourquoi ne pas garder ce système pour ceux qui postulent et qui saisissent leurs compétences et offrir aux candidats de passage une solution plus simple et plus rapide de se faire alerter (courriel + catégorie de postes) ? Le formulaire d’application en ligne à l’énorme avantage de tenir dans une seule page. C’est beaucoup plus motivant à remplir lorsque l’on en voit la fin… Cinq minutes est le temps approximatif pour remplir convenablement ce formulaire, ce qui est tout à fait acceptable pour ce genre d’opération. L’important, ici, est de ne pas décourager les bons candidats. Seul bémol, la méthode de sélection de compétences et d’années d’expérience ainsi que le classement de celles-ci par le candidat manquent un peu d’ergonomie…
En conclusion, l’interface candidat est assez classique et ne déconcertera pas l’internaute moyen. Le formulaire d’application en ligne est rapide à remplir, ce qui est capital. Certaines tournures de phrases mériteraient d’être revues pour la version française. La principale lacune que nous avons décelée est de ne pas offrir aux candidats la possibilité de transférer un poste à un ami ou à une connaissance. Pour voir l’interface candidat, allez faire une visite dans les sections carrières de clients Njoyn
Côté recruteurs… La première impression que Njoyn nous a donnée en entrant dans l’interface recruteur est une impression de simplicité. Impression qui fut confirmée après l’heure nécessaire à la première prise en main. L’essentiel est là, et chaque chose est à sa place. Un menu latéral pour l’ajout d’information (candidats, postes, clients…) et un menu horizontal pour la consultation constituent l’unique environnement de navigation. Difficile donc de se perdre. Un système de messagerie instantanée et électronique est intégré et permet de communiquer avec ses collègues recruteurs. Un détail appréciable est que le système vérifie systématiquement la création de doublon avant qu’elle n’intervienne en vérifiant le nom/prénom/courriel lors de chaque saisie de candidat. Que ce soit pour ajouter un candidat, créer un poste ou encore le diffuser, un assistant de saisie vous accompagne étape par étape. Nous aurions aimé plus de liberté dans la séquence des informations à saisir pour créer un candidat. Une conversation téléphonique avec un candidat ne fournit pas nécessairement l’information dans l’ordre dans lequel le système les demande… Également, le système n’accepte pas de candidat ne disposant pas d’adresse de courriel. Il faudra lui en inventer une pour pouvoir le saisir…
Les champs candidats sont tous pertinents et rien ne semble manquer. Un champ adresse de courriel alternative est même disponible. L’ensemble des interactions avec le candidat (téléphone, rapport d’entrevue, suivi, etc.) doit être entré dans une colonne « Notes » toujours visible à la droite de l’interface. Chaque note est estampillée avec la date, l’heure et l’usager l’ayant saisie. L’important ici est d’être discipliné dans la saisie des notes afin de pouvoir véritablement établir une relation candidat de qualité dans le temps. Une fois un candidat saisi dans le système, vous pouvez l’associer à un poste ouvert ou encore vérifier automatiquement, sur la base des compétences déclarées par le candidat quels sont les postes disponibles susceptibles de lui correspondre. Les candidats peuvent être listés par ordre de pertinence par rapport au poste ou par ordre d’arrivée.
Chaque candidat dispose d’un « statut d’évolution » par rapport au processus de recrutement (potentiel, à valider, soumettre le CV, entrevue, offre, acceptation…) permettant d’avoir une bonne vision d’ensemble du déroulement des opérations. Lors de la création d’un poste, vous pouvez accédez à des modèles de postes prédéfinis, l’adapter et ensuite le diffuser non seulement à l’interne mais aussi sur votre section carrière et sur d’autres sites emploi (Monster.ca et Workopolis sont disponibles entre autre). Il est également possible de faire ajouter les sites emploi que vous utilisez régulièrement. Une fois le poste créé, le système vérifie pour vous la présence dans votre base de donnée de candidats ayant le bon profil. Vous pouvez également envoyer la réquisition de poste directement aux agences de placements avec lesquels vous faites affaires à n’importe quel moment durant le processus de recrutement.
Les recherches de candidats dans la base de donnée s’effectuent à l’aide d’une interface relativement simple permettant de trouver ce qu'on cherche sans avoir aucune notion des requêtes SQL. Un générateur de rapport est bien entendu disponible avec une dizaine de rapports standard et la possibilité d’ajouter des rapports personnalisés. En conclusion, Njoyn est une solution très simple d’utilisation et relativement complète permettant d’entrer dans l’ère du recrutement électronique avec facilité, rapidité et de façon tout a fait abordable. Une solution évolutive également puisqu’un simple appel téléphonique permet d’ajouter des usagers au système et ce, quelque soit l’emplacement géographique. La banque CIBC avec près de 400 usagers actuellement et 700 prochainement est une belle illustration de l’évolutivité de la solution. Njoyn nous a paru relativement stable puisque à aucun moment, nous n’avons rencontré d’erreurs JavaScript. Quelques erreurs de français par-ci par-là tout au plus.
Le temps d’accès à l’information – en autant que vous ayez une connexion rapide – est tout à fait acceptable. Le prix est d’environ 60$/mois par usager et il faut prévoir approximativement 5000$ pour une implantation clé en main (adaptation des catégories de postes et de compétences à votre industrie, formation des usagers, support etc.…). Il est à souligner qu’avec ce type de solution, l’échéancier d’implantation et le budget peuvent difficilement « déraper »… Un dernier conseil… N’hésitez pas à faire comme nous et à tester intensivement ce type de solution, histoire de bien en comprendre la logique de fonctionnement et surtout, de vous assurer qu’il correspond bien à vos besoins.
Le formulaire de saisie de CV est rapide… 
Le prix… 
La rapidité d’implantation. On parle en jours, pas en mois… 
La simplicité de fonctionnement 
Trier l’ensemble des candidatures reçues selon les critères de compétences pondérables définis pour le poste. Même si cette méthode de tri a ses limites, cela offre une alternative au tri par ordre chronologique d’arrivée ou alphabétique… En clair, cela ne dispense pas de regarder tous les CV qui entrent mais peut influencer l’ordre dans lequel vous allez les consulter. 
Permet de suivre l’évolution du processus de recrutement et d’en avoir une bonne vue d’ensemble 
Une interface agences permet d’envoyer une réquisition de poste à tout moment durant le processus de recrutement (en général au moment où vous désespérez de trouver…) aux agences de placements de votre choix. Celles-ci peuvent directement soumettre des CV dans votre base de données. 
Possibilité de publiposter vos offres d’emploi vers des sites extérieurs
Aucun raccourci clavier de disponible pour naviguer dans l’application. Souris optique fortement conseillée… 
La fonction permettant de transférer un poste à un ami est inexistante. 
Le calendrier proposé nous a quelque peu déçus par son absence de fonctionnalités. Celui-ci n’est pas relié à la table des candidats, ne permet pas de vérifier les conflits d’horaire ni de réserver une salle d’entrevue. La simplicité à un prix… Ceux qui disposent d’agenda partagé en réseau dans leur entreprise préfèrerons probablement continuer à l’utiliser (Outlook, Notes, GroupWise…). Pour les autres, il est fait mention de la possibilité de synchronisation de Njoyn avec l’agenda Outlook. Nous n’avons pas vérifié, nous n’avons pas testé… Si c’est important pour vous, faites le ! Nous aurions aimé (prochaine version ?) avoir une table activités dans la base de donnés (et par conséquent une table historique) reliée à la table candidats qui viendrait renseigner les notes candidats de façon naturelle…
Pour voir l’interface recruteur, une petite démonstration (en anglais seulement) donnant un bon aperçu de l’interface recruteur est disponible ici http://www.njoyn.com/njoyn-demo-request/ Pour en savoir plus… www.njoyn.com Vous êtes un utilisateur du système Njoyn ? Partagez votre expérience avec vos confrères en nous écrivant à redaction@latoiledesrecruteurs.com