Des chercheurs ont trouvé la clé pour expliquer la dynamique des équipes virtuelles. Les membres de l’équipe doivent avoir la volonté de continuer à travailler ensemble et trouver des avantages sur le plan de leur développement personnel.
C’est ce qu’ont réussi à « démystifier » les professeurs Alain Pinsonneault, Olivier Caya et Mark Mortensen dans une étude qui a fait un tabac dans le monde scientifique et pourrait avoir le même effet sur la gestion de vos équipes virtuelles.
De plus en plus fréquentes dans les grandes entreprises, les « équipes virtuelles » se composent généralement de personnes qui se trouvent dans des lieux géographiques différents ou qui travaillent à distance.
Ces équipes doivent compter sur les technologies de l’information pour communiquer, collaborer et diviser le travail de manière à atteindre des objectifs communs.
L’étude Virtual Teams Demystified: An Integrative Framework for Understanding Virtual Teams and a Synthesis of Research a permis de recenser les recherches qui traitaient des équipes virtuelles et de constater qu’aucune vue d’ensemble n’existait quant aux facteurs qui contribuent ou nuisent à l’efficacité de ces équipes.
Critères qui influencent l’efficacité
L’étude met en évidence les trois critères qui assurent l’efficacité d’une équipe :
- la productivité, c’est-à-dire si les résultats d’une équipe satisfont ou dépassent les attentes, y compris des facteurs comme la quantité et la qualité des résultats produits, l’efficience, la rapidité d’exécution et la créativité.
- la viabilité, c’est-à-dire la mesure dans laquelle les membres sont satisfaits du travail réalisé et de l’expérience et ont l’intention de continuer à travailler ensemble. En d’autres mots, les membres doivent voir des avantages à faire partie de cette équipe pour souhaiter poursuivre la collaboration.
- le développement personnel, c’est-à-dire si un membre sent qu’il apprend de son expérience, que ce soit grâce à l’expertise des autres ou des leçons tirées des résultats obtenus.
Or, les critères de la viabilité et de développement personnel ont rarement été pris en considération pour analyser l’efficacité des équipes virtuelles. L’analyse des recherches déjà menées a révélé, entre autres, que la qualité de production dépendait notamment des facteurs suivants :
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la complémentarité des degrés d’expertise des membres de l’équipe; - la culture de collaboration et de partage qui règne dans l’équipe;
- la compréhension commune de l’objectif de l’équipe ainsi que du processus de travail et de la culture de l’équipe;
- la confiance et la cohésion d’équipe;
- la fréquence des communications entre les membres de l’équipe grâce à différents moyens tels que le courriel, le téléphone, la vidéoconférence et les réunions en personne.
En somme, même si un employeur peut voir des gains de productivité et des économies à former des équipes virtuelles, ces équipes seront vouées à l’échec si les membres de l’équipe… ne s’y sentent pas bien!