ESSAI : CVManager de Illico-Hodes L’équipe de La Toile des Recruteurs a évalué pour vous la solution de gestion de recrutement CVManager. CVManager est une solution logiciel de gestion de recrutement offerte sur une base locative (« hosted » en anglais) par opposition à une solution logiciel achetée, installée et supportée sur vos propres équipements informatiques. Ce type de solution a l’avantage de s’implanter rapidement (lire « en respectant les échéanciers ») et de ne pas occasionner de dérapage budgétaire intempestif. Après un début de carrière plutôt discret les premières années de son existence en raison d’un marché encore en émergence à la fin des années 90, CVManager bénéficie aujourd’hui d’un réel engouement au Québec. Plusieurs grandes entreprises de renom, réputées faire partie de la « chasse gardée » des fabricants de solutions beaucoup plus dispendieuses et complexes, ont opté dernièrement pour cette solution. La proportion de dossiers figurant dans une banque de CV qui passeront du statut de « candidat » à celui de « employé » est infime. La possibilité de pouvoir transformer un dossier candidat en un dossier employé d’un simple clic (transfert au service de la paie inclus !) est un « luxe » très dispendieux en coût, en complexité d’utilisation et en délai d’implantation. Place au pragmatisme…Côté candidat Côté candidat, rien à redire. Toutes les fonctionnalités qu’un candidat est en droit d’attendre sont disponibles et peuvent être déployées facilement. Ces fonctionnalités s’intègrent de façon transparente au reste du site Internet selon les spécificités de l’entreprise. Moteur de recherche d’offres, Alerte-emploi, dépôt de candidature spontanée, transfert du poste à un ami, dépôt de CV au format Word/PDF/RTF, formulaire de saisie de candidature générique pour les candidatures spontanées et formulaire spécifique par poste… tout y est. Il est à noter que les formulaires de dépôt de candidature sont suffisamment personnalisables pour pouvoir s’adapter à tous les contextes quelque soit l’entreprise ou le type de poste. Quoi de plus frustrant pour un candidat que de se faire poser des questions « pas rapport » lorsqu’il remplit un formulaire. Quel est votre niveau d’expertise en programmation orienté objet pour un poste de réceptionniste, par exemple. La visite de sections carrières de clients existants est le meilleur moyen de se faire une opinion sur l’interface candidat, « la pointe de l’iceberg » de tout système de gestion du recrutement. CVManager propose également un gestionnaire de contenu pour les pages Web de la section carrières.
Côté recruteur C’est la partie immergée de l’iceberg. La partie qui fait que le système sera ou non utilisé à l’interne. Un nom d’usager, un mot de passe et vous êtes au cœur du système. Que vous soyez au bureau, à la maison ou en vacance à Acapulco dans un café Internet, vous avez accès au système. Certains recrutements ne peuvent parfois attendre, certains candidats non plus… La première prise en main prend tout au plus une demi-journée pour qui a déjà utilisé Internet pour recruter. La maîtrise complète du système pour un recruteur devrait prendre au maximum une semaine tant l’interface recruteur est simple. L’essentiel est pourtant là et la navigation via un menu latéral se fait en séquence logique. Il est à noter que l’ensemble de l’interface recruteur est rédigé dans un français impeccable et non dans une traduction approximative comme c’est trop souvent le cas dans ce genre de solution. L’ensemble des fonctionnalités qu’un recruteur est en mesure d’attendre d’un tel système est là : Affichage des postes (interne/externe) avec un calendrier séquenciel pour ne pas voir un poste s’afficher à l’interne après sa publication à l’externe par exemple…, 
– Possibilité de créer une mise en page type pour l’impression et l’affichage sur un babillard à l’interne, – possibilité de réactiver, de suspendre, de réutiliser un affichage, de le copier pour le modifier tout en conservant les différentes versions, – personnalisation des questions en fonction des postes…
Diffusion des postes intégrée via le service de placement média RitaServices. Ce service donne accès à la majorité des sites emploi généralistes et spécialisés au Québec ainsi qu’à bon nombre de service de placement d’écoles et d’universités en quelques clics. CVManager permet également de connaître le rendement et la performance des sites d'emplois externes utilisés. 
Réception des candidatures avec la possibilité de choisir entre un mode avec CV, sans CV ou mixte. Demander à des candidats habitués à remplir des formulaires d’applications (des journaliers, par exemple) de fournir un CV Word, c’est se priver d’un important bassin de candidats. Le formulaire d’application tient en principe sur une seule et même page afin de permettre aux candidats d’en voir la fin. Bien évidemment, il est possible de saisir manuellement les dossiers qui « tombent du ciel ». Présélection automatique des candidats en fonction de formulaires de pointage. Ces formulaires comportent des scores attribués aux différentes questions posées aux candidats en fonction du poste. Il est possible de changer ces formulaires en fonction des besoins de recrutement du moment et de l’appliquer sur les candidatures déjà reçues (Les scores de préselections sont indépendants de l’affichage de poste lui-même).
Les résultats de la présélection automatisée sont présentés sous forme graphique donnant facilement accès à la liste des candidats rencontrant ou dépassant les critères d’évaluation demandés. Une alerte courriel au recruteur paramétrable en fonction du score de la candidature est disponible. Suivi candidat – Transfert de dossiers candidats par courriel aux gestionnaires intégrés. – Espace pour suivre et documenter les différentes phases du processus de recrutement accessible par l’ensemble des usagers du système. – Gestion des modèles de lettres et de courriels et fonction de réponses automatiques aux candidats Maintenance des candidatures – Invitation auprès des candidats à venir mettre à jour leur dossier à intervalles réguliers, – récupération par courriel des mots de passe candidats – Système de validation permettant de ne transférer à la base de donnée centrale que les dossiers ayant un éventuel avenir, – Reconnaissance de CV en double (duplicata) – Les recherches de candidats dans la base de donnée s’effectuent à l’aide d’une interface simple permettant de trouver ce qu'on cherche sans pour autant être une ceinture noire en requête booléenne…. Rapports Les rapports proposés permettent de connaître l’essentiel. CV par période, postes comblés, mandats en cours, répartition des mandats par gestionnaire, coût par mandat, délai de recrutement… Pour ceux et celles qui en voudraient plus, un générateur de rapport devrait voir le jour prochainement. Section pour recruteurs externes Même si cette fonction n’éliminera pas complètement les appels de sollicitation des firmes de recrutement, elle a cependant le mérite de fournir une réponse toute faite pour l’équipe RH (« il faut avant toute chose vous enregistrer dans la section recruteurs externes et y déposer votre brochure »). Ensuite, si l’on fait partie des agences « accréditées », une section propre à chacun permet de voir la liste des postes sur lesquels le fournisseur est invité/autorisé à soumettre des candidatures, le cachet de l’ordinateur faisant foi… En conclusion, CVManager est un produit arrivé à maturité. Une solution de gestion de recrutement simple mais complète, dépourvue de « gadgets » inutiles, qui permet d’aborder le recrutement électronique du bon pied avec facilité, rapidité et à un coût tout a fait abordable (et contrôlable !). Un produit conçu avec la contribution de ses utilisateurs (des tables rondes sont organisées chaque année avec l’ensemble des clients) et évoluant au gré des besoins de ses utilisateurs plutôt qu’en fonction des modes et des « trips technologiques » des département de R&D. Les temps de réponse du système nous ont paru tout à fait honorables (signe d’un serveur non surchargé), un point à ne pas négliger compte tenu de la rapidité à laquelle les internautes s’impatientent et vont voir ailleurs… Un module « réquisition/approbation » et un outil de recherche croisées ( combinant les recherches ad hocs, par mots clés dans les CV et par les critères de qualifications) seront disponibles très prochainement. Le prix est de 300$/mois par usager jusqu’à 5 usagers et est dégressif par la suite. Des licences en lecture seulement (pour les gestionnaires par exemple) ainsi qu’une option intranet en fonction du nombre d’employés est également disponible. Les mises à jour sont gratuites et sont faites généralement sur une base annuelle. Il faut prévoir approximativement 35000$ pour une implantation clé en main (adaptation à vos besoins et à votre industrie, paramétrage, formation des usagers, support etc.…). 
La maturité du produit 
Le coût mensuel 
La flexibilité et la simplicité de paramétrage des formulaires et des questionnaires 
L’indépendance de la solution avec les supports d’affichage média proposés (vous ne serez pas lié avec un site emploi en particulier) 
L’analyse du rendement des sites d'emplois externes 
La qualité du français et de la traduction anglaise. 
Le prix de l’implantation pouvant restreindre l’accès à bon nombre de PME aux besoins très standards mais néanmoins adaptés au produit.