Une foule de décisions se prennent lors des réunions. Et pourtant, on découvre souvent par la suite qu'elles demeurent lettre morte. Pourquoi?
« Les gestionnaires passent d’une réunion à l’autre et portent leur attention à une tout autre série d'enjeux, expliquait Paul Axtell, l’auteur du livre Meetings Matter: 8 Powerful Strategies for Remarkable Conversation, dans un article publié dans la Harvard Business Review. Puis, les gens quittent la réunion sans avoir une idée claire des décisions qui y ont été prises. »
À la lumière de ces observations, le consultant américain propose deux mesures simples pour s’assurer que les décisions prises en réunion se transforment en réalisations concrètes.
La première: rédiger et diffuser un compte rendu après chaque réunion. « C’est un puissant moyen de persuasion. Ça tient informés ceux qui n’étaient pas à la réunion et ça rappelle à ceux qui y étaient leurs engagements. On peut utiliser le compte rendu pour mettre tout le monde au diapason et cibler ce qui doit être fait d’ici la prochaine réunion », expliquait-il dans son article.
On ne parle donc pas d’écrire un feuilleton. Tout au plus une page, avec le contenu suivant : un bref résumé des sujets abordés ainsi qu’une liste des actions précises qui seront entreprises par qui et pour quand. « Ce compte rendu doit être envoyé dans les 24 heures », précise le consultant.
Ce qui nous amène à la deuxième mesure : le suivi des engagements. « Les gestionnaires présument trop souvent que les gens ont de l’initiative et qu’ils vont nécessairement donner suite à une bonne idée si on leur donne de l’autonomie », dit Paul Axtell.
« Pourtant, poursuit-il, les gens les plus talentueux et les plus engagés ne font pas toujours ce qu’ils disent qu’ils vont faire, et on ne devrait pas se surprendre qu’il en soit ainsi. Les gens sont sollicités de toute part et sont submergés de travail. Le gestionnaire doit faire un suivi serré, s’il ne veut pas que les bonnes idées se perdent. »
Aux gestionnaires qui craignent de recevoir l’étiquette de « microgestionnaire » en adoptant une telle approche, Paul Axtell répond qu’un suivi soutenu est nécessaire à toute gestion de projet.
On peut aussi rappeler à ces gestionnaires que la microgestion n’est pas toujours le fléau que l’on croit, surtout lorsqu’il s’agit de lancer un nouveau projet nécessitant un certain rodage.
Pour instaurer la seconde mesure, le consultant américain suggère de fixer les attentes dans le feu de l'action, au moment même de la réunion : « À la fin de chaque sujet, faites une pause pour énoncer clairement les actions à entreprendre et entendez-vous sur un échéancier avec la personne qui sera responsable du dossier. »
L’idée n’est pas d’être à cheval sur les dates de remise, mais de s’assurer que le dossier progresse. Ainsi, Paul Axtell propose de choisir la date de remise conjointement avec la personne responsable du dossier, puis de demander à être tenu au courant de tout report.
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