Tout ne se joue peut-être pas dès le premier jour, mais presque… Lorsque vous accueillez un nouveau collaborateur, celui-ci ne tarde pas à se faire une idée générale sur l’organisation. Une première impression qui n’est pas sans conséquence sur l’implication de cette nouvelle recrue vis-à-vis de la compagnie, et donc sur sa productivité immédiate. Paradoxalement, l’intégration des nouveaux salariés constitue souvent la dernière préoccupation des ressources humaines. Une mauvaise habitude à corriger en suivant ces quelques conseils de base.
- Préparez son arrivée avant le jour J
Prévenez votre équipe quelques jours avant la venue du nouveau collaborateur et fixez une courte réunion de présentation. Parmi les personnes avec lesquelles il sera amené à travailler quotidiennement, tâchez d’identifier clairement qui sera responsable de son accueil et de son accompagnement au poste de travail. Bien évidemment, vérifiez que les conditions matérielles (bureau, ordinateur, outils…) seront réunies le jour J. Si nécessaire, préparez l’entrée du salarié en formation de façon à ce que tout soit prêt en temps et en heure.
- Faites de son premier lundi une vraie journée de découverte
Le premier lundi ne doit pas être une journée de paperasses et de formalités administratives. Cela risquerait de tuer la motivation dont votre nouveau collaborateur a su faire preuve en entretien. Profitez plutôt de ce premier jour pour lui présenter les différents services de l’entreprise. Avec des exemples précis, présentez-lui les liens qui relient ces différentes fonctions à son poste. Si possible, faites-lui rencontrer les personnes-clés de votre organisation : P.-D. G, chefs de service… Une manière de personnaliser l’entreprise, de mettre des visages sur des noms ou des fonctions. À peine arrivée, la nouvelle recrue doit absolument saisir « qui fait quoi, où et pourquoi ».
- Injectez-lui une dose de culture d’entreprise
Une fois le contact établi, focalisez-vous sur l’« éducation » du nouveau salarié. Mettez-vous à sa place : fraîchement débarqué, il ne connaît pas grand-chose à l’histoire de l’entreprise, à ses valeurs, à ses règles, à ses horaires ou encore à ses normes de sécurité. Règlement intérieur, charte informatique, guide des procédures et méthodes, glossaire des acronymes utilisés… À vous de lui livrer toutes les informations nécessaires. Pour les règles fondamentales, privilégiez les documents écrits. Les recommandations orales se retrouvent vite noyées dans le flux d’informations que le salarié doit ingurgiter. La culture d’entreprise, c’est aussi les petites habitudes. Alors si vous êtes adeptes du « casual Friday », prévenez le petit nouveau. Cela lui évitera de se sentir mal à l’aise en costume trois-pièces le premier vendredi venu.
- Responsabilisez-le : au boulot !
Dès sa prise de poste, responsabilisez le salarié. Rappelez-lui les tâches qu’il aura à réaliser au cours des premières semaines en étant très clair sur ses objectifs. Planifiez ensemble le temps nécessaire à la maîtrise du poste, puis fixez des rendez-vous à intervalles réguliers pour faire le bilan sur son intégration. Gardez toujours en tête que le fait de consacrer un peu de temps à un salarié à son arrivée peut vous faire gagner beaucoup de temps par la suite.