Coordonnateur des services administratifs pour la Direction; coordonnatrice des services administratifs pour la Direction

Êtes-vous un professionnel de l'administration expérimenté qui s'épanouit dans un environnement dynamique et rapide et qui est passionné par les ressources humaines? Êtes-vous bien organisé, avez-vous le sens du détail et excellez-vous dans la prestation de services exceptionnels de soutien administratif et de coordination au niveau de la direction?

Si c'est le cas, envisagez cette occasion passionnante et stimulante au sein de la Direction de la gestion stratégique des ressources humaines du ministère des Transports.

Engagement de la FPO à l'égard de la diversité, de l'inclusion, de l'accessibilité et de la lutte contre le racisme :

Nous sommes résolus à bâtir une main-d'œuvre représentative des gens que nous servons, de même qu'à promouvoir la diversité, l'antiracisme, l'inclusion, l'accessibilité, le mérite, le respect et l'équité en milieu de travail.

Nous invitons toutes les personnes intéressées à postuler, tout particulièrement les personnes handicapées, autochtones, noires, racisées, de diverses origines ethniques et culturelles, de diverses orientations sexuelles et de diverses identités et expressions de genre.

Rendez-vous sur les pages présentant la Politique de la FPO pour la lutte contre le racisme et le Plan directeur pour l'inclusion et la diversité au sein de la FPO pour en savoir plus sur son engagement à l'égard de l'égalité raciale, de l'accessibilité, de la diversité et de l'inclusion dans la fonction publique.

Nous offrons des mesures d'adaptation des emplois tout au long du processus de recrutement et pour tout ce qui touche l'emploi, conformément au Code des droits de la personne de l'Ontario. Si vous avez besoin que l'on prenne des mesures d'adaptation liées à un handicap, veuillez vous reporter aux instructions ci-dessous.

Quelles seront mes fonctions dans ce poste?

We are looking for a motivated, experienced administrative professional to join our dynamic team. In this role, you will work collaboratively with the Executive Assistant and branch management team to provide a wide range of administrative services and support to the Director and Strategic HR Branch at the Ministry of Transportation.

In this dynamic role, you will:
• Support Directors Office Administration by managing the HR Director schedule including scheduling, preparing meeting agendas, logistics, and confidential briefing materials, and speaking notes for the Director and management team where required.
• Act as the primary contact on all administrative matters for the Branch.
• Perform Branch Planning Coordination including support staffing/HR functions for the Branch such as onboarding, the preparation of confidential HR documents, and position management.
• Manage branch assets, quarterly renewals, and the submission of various IT requests.
• Manage branch information effectively including maintain confidential filing systems for correspondence, human resources, and financial documents, regularly updating Branch SharePoint sites and internal webpages.
• Coordinate regular reporting activities for the branch to fulfill enterprise, ministry, and branch communication and strategic planning activities.

Perform financial support functions such as:
• Preparing budget estimates, monthly budget reports, process invoices and financial reconciliation.
• Manage procurements and contract management for all HR related contracts required for the delivery of ministry wide strategic HR products, learning and services.
• Proactively monitor in-year expenditures, manage branch budget through various financial systems. Nous recherchons un professionnel de l'administration motivé et expérimenté pour se joindre à notre équipe dynamique. Dans ce rôle, vous travaillerez en collaboration avec l'adjoint de direction et l'équipe de gestion de la direction pour fournir un large éventail de services administratifs et de soutien au directeur et à la Direction des activités stratégiques des RH du ministère des Transports.

Dans ce rôle dynamique, vous devrez :
• Soutenir l'administration du bureau des directeurs en gérant l'emploi du temps du directeur des ressources humaines, y compris la programmation, la préparation des ordres du jour des réunions, la logistique et les documents d'information confidentiels, ainsi que les notes d'allocution pour le directeur et l'équipe de direction, le cas échéant.
• Servir de personne-ressource principale pour toutes les questions administratives de la direction.
• Assurer la coordination de la planification de la direction, y compris les fonctions de soutien en matière de personnel et de ressources humaines pour la direction, telles que l'intégration, la rédaction de documents confidentiels relatifs aux ressources humaines et la gestion des postes.
• Gérer les biens de la direction, les renouvellements trimestriels et la soumission de diverses demandes informatiques.
• Gérer efficacement les renseignements de la direction, notamment en maintenant des systèmes de classement confidentiels pour la correspondance, les ressources humaines et les documents financiers, et en mettant régulièrement à jour les sites SharePoint de la direction et les pages Web internes.
• Coordonner les activités régulières d'établissement de rapports pour la direction afin de réaliser les activités de communication et de planification stratégique organisationnelle et de planification stratégique du ministère et de la direction.

Assurer des fonctions de soutien financier telles que :
• Préparer les estimations budgétaires, les rapports budgétaires mensuels, traiter les factures et effectuer les rapprochements financiers.
• Gérer les achats et la gestion des contrats pour tous les contrats liés aux ressources humaines nécessaires à la fourniture de produits, d'apprentissage et de services stratégiques en matière de ressources humaines à l'échelle du Ministère.
• Contrôler de manière proactive les dépenses en cours d'année, gérer le budget de la direction au moyen de divers systèmes financiers.

À quelles exigences dois-je répondre?

Compétences administratives et organisationnelles

• Vous possédez d'excellentes compétences administratives et organisationnelles qui vous permettent d'assumer diverses responsabilités dans un environnement en constante évolution, avec des priorités concurrentes.
• Vous pouvez mettre en place des processus de planification efficaces, coordonner les horaires, la logistique des réunions et l'hébergement pour les déplacements.
• Vous faites preuve d'acuité politique et de discrétion avérée pour traiter des renseignements hautement délicats et confidentiels et vous êtes capable de faire preuve de discernement.
• Vous pouvez cerner et hiérarchiser les questions à soumettre à l'attention du directeur ou du personnel, coordonner et transmettre les demandes et les réponses provenant de plusieurs sources et gérer un certain nombre de questions simultanément.
• Vous avez de l'expérience dans l'élaboration et la mise en œuvre de systèmes administratifs ou d'améliorations des processus afin d'assurer la coordination des activités administratives et financières, ainsi que la gestion efficace de toutes les fonctions administratives.
• Vous avez une expérience avérée dans la prestation de conseils techniques au personnel, selon les besoins, sur les procédures administratives, la coordination du flux de travail, les politiques internes, les procédures et les processus.

Connaissances en matière de finances et de ressources humaines

• Vous avez une connaissance de l'administration financière et des systèmes d'information pour préparer les prévisions budgétaires, compiler et analyser les données afin d'assurer la conformité avec les directives, les politiques et les objectifs du programme.
• Vous avez une connaissance des processus d'achat et d'approvisionnement.
• Vous avez une connaissance des politiques et procédures en matière de ressources humaines et des systèmes d'information sur les ressources humaines.
• Vous connaissez ou êtes en mesure de connaître les prestataires de services en ressources humaines afin de les aider à résoudre les problèmes liés aux ressources humaines.

Compétences en communication et relations interpersonnelles

• Vous pouvez répondre aux demandes dans les meilleurs délais, oralement et par écrit, et rédiger la correspondance et les rapports.
• Vous maîtrisez les logiciels de bureautique et utilisez divers programmes, notamment pour la correspondance, le traitement de texte, la gestion de bases de données et les feuilles de calcul.
• Vous avez démontré des compétences interpersonnelles pour développer et maintenir des relations de travail efficaces à tous les niveaux et vous pouvez travailler efficacement au sein d'une équipe.

Renseignements supplémentaires

Adresse:

• 1 anglais Temporaire(s), durée jusqu'à 18 mois, 301 rue Saint Paul, St Catharines, Région Ouest

Groupe de rémunération:

Système de rémunération des cadres

Comprendre l'avis d'emploi vacant - définitions

Horaire:

6

Catégorie:

Services d'administration et de soutien

Date de publication:

le jeudi 30 janvier 2025

Note:

• T-MT-225510/25

Comment postuler:

1. Vous devez postuler en ligne.
2. Votre lettre d'accompagnement et votre curriculum vitae réunis doivent avoir un maximum de cinq (5) pages. Pour des conseils et des outils qui vous aideront à rédiger une lettre d'accompagnement et un curriculum vitae concis, consultez Rédaction d'une lettre d'accompagnement et d'un Curriculum vitae : conseils, outils et ressources.
3. Adaptez votre lettre d'accompagnement et votre curriculum vitae en fonction des exigences figurant dans l'offre d'emploi. En utilisant des exemples concrets, vous devez faire ressortir en quoi vos aptitudes et vos compétences correspondent aux exigences du poste. Nous comptons sur les renseignements que vous nous fournissez.
4. Voir la description de l'emploipour bien comprendre en quoi consiste ce poste.
5. Les membres de la FPO doivent indiquer leur numéro d'employé RIRH (WIN Employee ID Number) lorsqu'ils présentent leur candidature à un poste.
6. Si vous avez besoin que l'on prenne des mesures d'adaptation liées à un handicap qui vous permettront de participer au processus de recrutement, veuillez cliquer sur Pour nous joindreet nous fournir vos coordonnées. L'équipe des services de recrutement communiquera avec vous dans les 48 heures.

Tous les candidats à un emploi (y compris les anciens fonctionnaires de l'Ontario) qui participent à un concours dans un ministère ou à un organisme public rattaché à la Commission doivent divulguer (dans leur lettre d'accompagnement ou leur curriculum vitæ) un emploi occupé antérieurement au sein de la fonction publique de l'Ontario. Les renseignements divulgués doivent comprendre les postes occupés, les dates d'emploi et, le cas échéant, toutes restrictions en vigueur limitant leur réemploi dans la fonction publique de l'Ontario. Les restrictions en vigueur peuvent comprendre des restrictions de temps ou liées à des ministères en particulier, et elles peuvent empêcher d'offrir à un ancien employé un emploi au sein de la fonction publique de l'Ontario pendant une certaine période (p. ex., un an) ou dans un certain ministère (pendant une période prédéterminée ou indéfiniment). Les circonstances entourant le départ d'un employé seront prises en considération avant qu'une offre d'emploi ne lui soit faite.

Rappel:

La date limite de candidature est le vendredi 21 février 2025 23h59min HNE. Les candidatures reçues en retard seront refusées.
Nous vous remercions de l'intérêt que vous portez à ce poste. Cependant, nous communiquerons avec vous uniquement dans le cadre du processus de présélection ou pour vous convoquer à une entrevue.

La fonction publique de l'Ontario est un employeur inclusif.
Toute adaptation nécessaire sera réalisée conformément au Code des droits de la personne de l'Ontario .