Ambassadeur(rice) du lieu de travail et Coordonnateur(rice) des ressources humaines | Workplace Ambassador and People Coordinator
24 février 2025
Industries
TI: Logiciel
Catégories Généraliste,
Télé-travail
Montreal, QC • Temps plein
**English Version Below**
Les voyages vont bien au-delà de leur destination ; ils sont tissés de chaque souvenir que l'on crée en chemin. Notre engagement consiste à redéfinir l'avenir du voyage en collaborant avec plus de 200 compagnies aériennes, établissements hôteliers, sociétés de croisières, réseaux ferroviaires pour voyageurs et services financiers, dans le but de créer de nouvelles sources de revenus significatives grâce à des expériences client exceptionnelles. Fondés sur nos valeurs fondamentales d'ambition, d'innovation et de collaboration, nous sommes constamment poussés à repousser les limites, à surpasser les attentes et à exploiter le meilleur de chacun. Nous favorisons une culture qui repose sur la conviction que notre force réside dans notre unité, travaillant ensemble pour bâtir un avenir extraordinaire dans l'univers du voyage. Joignez-vous à nous pour transformer les voyages quotidiens en expériences véritablement extraordinaires.
À PROPOS DU POSTE:
En tant qu'Ambassadeur·rice du lieu de travail et Coordonnateur·rice des ressources humaines, vous jouerez un rôle clé dans l'expérience du lieu de travail et les opérations des ressources humaines. Vous serez responsable de la gestion des opérations quotidiennes du siège social de Plusgrade à Montréal, en veillant à offrir un environnement de travail engageant et fluide, tout en soutenant des initiatives RH essentielles, notamment l'administration des avantages sociaux et la coordination des opérations RH. Le la candidat·e idéal·e est bilingue, hautement organisé·e, adaptable, capable de créer des liens entre des équipes globales et de résoudre de manière proactive les problèmes dans un environnement dynamique. Ce poste est parfait pour une personne qui s'épanouit dans un cadre en constante évolution et qui aime améliorer l'expérience des employés.
CE QUE VOUS FEREZ:
Superviser les opérations quotidiennes du siège social de Plusgrade à Montréal, en garantissant un environnement de travail accueillant, bien organisé et efficace.
Être la personne de référence pour tous les besoins liés au bureau, y compris les fournitures, les fournisseurs, les services postaux et l'entretien.
Gérer les relations avec les fournisseurs et prestataires de services du bureau, négocier les contrats et assurer un service de haute qualité.
Planifier et coordonner les événements en bureau, les rassemblements d'équipe et les initiatives culturelles pour renforcer l'engagement et la cohésion des employés, tout en contribuant activement au Comité social.
Collaborer avec l'équipe informatique et d'autres départements pour assurer une expérience d'intégration fluide aux nouveaux employés, y compris l'installation des postes de travail et l'accès au bureau.
Aider à la gestion des réservations et de la coordination des salles de réunion, des espaces partagés et du système de réservation (Envoy), en assurant une utilisation efficace des ressources du bureau.
Optimiser les configurations de travail hybride en coordonnant les ressources, les réservations d'espaces de travail et en s'assurant que les employés à distance disposent des outils nécessaires pour rester connectés.
Fournir un soutien logistique aux bureaux mondiaux selon les besoins, en aidant à la coordination des solutions de travail, à la gestion des fournisseurs et aux initiatives liées aux bureaux dans différents emplacements.
Diriger et soutenir les initiatives en matière de santé et sécurité au travail, en veillant au respect des politiques du lieu de travail, des meilleures pratiques et des exigences réglementaires en tant que membre actif·ve du Comité mixte de santé et de sécurité (CMSS).
Soutien à la coordination des ressources humainesÊtre un point de contact clé pour les employés concernant les politiques du bureau, les programmes RH et les initiatives liées au lieu de travail.
Soutenir l'administration des programmes d'avantages sociaux des employés, y compris la gestion des demandes, la documentation et, si nécessaire, la coordination avec les fournisseurs externes.
Aider à la coordination générale de l'équipe RH, notamment en maintenant les dossiers, en organisant la documentation et en veillant à une saisie de données précise.
Au besoin, apporter un soutien à d'autres tâches de coordination au sein de l'équipe RH afin d'assurer une expérience fluide pour les employés.
VOUS ÊTES UNE PERSONNE AVEC:
Excellentes compétences organisationnelles et en gestion du temps, avec la capacité de prioriser et de gérer plusieurs tâches efficacement.
Bilinguisme en anglais et en français, avec d'excellentes compétences en communication écrite et orale et une approche centrée sur le service aux employés.
Esprit analytique et capacité à résoudre les problèmes de manière proactive et efficace.
Capacité à s'épanouir dans un environnement rapide et dynamique tout en maintenant une grande attention aux détails.
Expérience en gestion de bureau, coordination des installations ou rôles administratifs similaires
Professionalisme démontré dans la gestion d'informations sensibles et confidentielles.
Maîtrise de Google Workspace (Gmail, Docs, Sheets, Agenda) et des outils technologiques liés au lieu de travail (ex. : Envoy, gestion des salles de réunion, commodités du bureau), avec une familiarité avec les systèmes RHIS (une expérience en administration des avantages sociaux est un atout).
Diplôme universitaire ou expérience équivalente en administration des affaires, en ressources humaines ou dans un domaine connexe.
Une expérience dans un environnement de travail hybride ou en soutien aux équipes à distance est un atout.
Disponibilité pour travailler sur place 4 à 5 jours par semaine pendant les heures de bureau, avec une flexibilité occasionnelle en dehors des heures ouvrables pour des événements et activités spéciales.
CE QUE VOUS AIMEREZ CHEZ NOUS:
🏦 REER de contrepartie
🏥 Plans de santé complets
📅 Programme de congés payés flexible
✈️ Allocation d'expérience de voyage
🧘 Crédit annuel pour bien-être
🥗 Événements d'équipe et déjeuners mensuels
💻 Allocation pour des fournitures de bureau / transport
🌅 Programme de travail à distance
🍼 Programme de prime de congé parental
🌍 Passeport pour l'aventure
NOTRE PROCESSUS:
Plusgrade est un employeur offrant des chances égales et s'engage à fournir un processus de recrutement accessible. Nous accueillons les candidatures de toutes les personnes qualifiées et nous sommes engagés à offrir des opportunités d'emploi égales, quel que soit l'identité ou l'expression de genre, la race, l'origine ethnique, la croyance, le lieu d'origine, l'âge, le sexe, l'état civil, le handicap physique ou mental, l'orientation sexuelle et toute autre catégorie protégée par la loi. Sur demande, nous fournirons un hébergement pour les candidats handicapés.Nous croyons en la diversité et l'inclusivité, c'est pourquoi notre processus d'entrevue est conçu pour offrir une expérience de candidat positive et garantir que chaque candidat est évalué de manière égale. Toutes les candidatures seront examinées par notre équipe de talents et le ou les candidats retenus passeront par le processus de recrutement suivant:
• Entrevue téléphonique avec le recruteur
• Entrevue avec le responsable de l'embauche
• Entrevue en équipe
Tous les candidats recevront des commentaires, qu'ils réussissent ou non toutes les étapes de notre processus d'entrevue. Toutes vos informations seront confidentielles.
**English Version**
Travel is not just about the destination; it's about every memory made along the way. We are dedicated to shaping the future of travel by partnering with 200+ airline, hospitality, cruise, passenger rail, and financial services companies to create new, meaningful revenue streams through incredible customer experiences. Rooted in our core values of being ambitious, innovative, and collaborative, we are driven to continuously raise the bar, exceed expectations, and bring out the best in everyone, fostering a culture where we believe we are better together, working towards an extraordinary future in travel. Come help us transform everyday travel into extraordinary experiences.
ABOUT THE ROLE:
As the Workplace Ambassador and People Coordinator, you will play a dual role in shaping both our workplace experience and People operations. You will be responsible for managing the day-to-day operations of Plusgrade's headquarters in Montreal, ensuring a seamless and engaging office environment, while also supporting key People initiatives, including benefits administration and people operations coordination. The ideal candidate is bilingual, highly organized, adaptable, fosters connections across global teams, and proactively solves problems in a fast-paced environment. This role is perfect for someone who thrives in a dynamic setting and enjoys creating a great employee experience.
Workplace Ambassador and Facilities Management:
Oversee the daily operations of Plusgrade's headquarters in Montreal, ensuring a welcoming, well-organized, and efficient workplace.
Act as the go-to person for all office-related needs, including supplies, vendors, mail services, and maintenance.
Manage relationships with office vendors and service providers, negotiating contracts and ensuring high-quality service.
Plan and coordinate in-office events, team gatherings, and cultural initiatives to enhance employee engagement and team bonding, while actively contributing to the Social Committee.
Partner with IT and other teams to ensure a smooth onboarding experience for new employees, including desk setup and office access.
Help manage the booking and coordination of meeting rooms, hoteling (Envoy system), multi-purpose and shared spaces, ensuring efficient use of office resources.
Assist in optimizing hybrid work setups by coordinating resources, workspace reservations, and ensuring remote employees have the tools they need to stay connected.
Provide logistical support for global offices as needed, helping to coordinate workspace solutions, vendor management, and office-related initiatives across locations.
Lead and support health and safety initiatives, ensuring compliance with workplace policies, best practices, and regulatory requirements as an active member of the Joint Health and Safety Committee (JHSC).
People Coordination Support:
Be a key point of contact for employee inquiries related to office policies, HR programs, and workplace initiatives.
Support the administration of employee benefits programs, including responding to employee inquiries, managing documentation, and possibly coordinating with external providers.
Assist with general People team coordination, including maintaining records, organizing documentation, and ensuring accurate data entry.
As needed, assist with other coordination tasks across the People team to ensure a smooth employee experience.
YOU ARE SOMEONE WITH:
Strong organizational and time-management skills, with the ability to prioritize and manage multiple tasks effectively.
Bilingual in English and French, with excellent written and verbal communication skills and a customer-focused, approachable demeanor.
Problem-solving mindset, with the ability to proactively address issues and find practical solutions.
Ability to thrive in a fast-paced, dynamic environment while maintaining attention to detail.
Experience with office management, facilities coordination, or similar administrative roles.
Demonstrated professionalism in handling sensitive and confidential information.
Proficient in Google Workspace (Gmail, Docs, Sheets, Calendar) and workplace technology (e.g., Envoy, meeting room management, office amenities), with familiarity in HRIS systems (experience with benefits administration is a plus).
Bachelor's degree or equivalent experience in business administration, HR, or a related field.
Previous experience in a hybrid work environment or supporting remote teams is an asset.
Ability to work on-site 4-5 days per week during business hours, with occasional after-hours availability for events and special activities.
WHAT YOU'LL LOVE ABOUT US:
🏦RRSP/401(k) Matching
🏥Comprehensive health plans
📅Flexible Paid Time Off
✈️Annual upgrade credit
🏋️♀️Annual physical wellness credit
🧘Annual mental wellness credit
📍Flexibility to work remotely
🍼 Parental Leave Top Up
🌍 Adventure Pass
OUR PROCESS:
Plusgrade is an equal opportunity employer and is committed to providing an accessible recruitment process. We welcome applications from all qualified individuals and are committed to equal employment opportunity regardless of gender identity or expression, race, ethnic origin, creed, place of origin, age, sex, marital status, physical or mental disability, sexual orientation, and any other category protected by law. Upon request we will provide accommodation for applicants with disabilities.
We believe in diversity and inclusivity and that is why our interview process is designed for a positive candidate experience and to ensure every candidate is evaluated equally. All applications will be reviewed from our Talent Team and the successful candidate(s) will go through the following recruitment process:
Recruiter Phone Interview
Hiring Manager Interview
Team Interview
All candidates will be provided with feedback regardless if they pass or didn't pass any of our interview stages. All your information will be kept confidential.
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