Commis aux ressources humaines

Polytechnique Montréal est une université d'ingénierie de renommée internationale. Située sur le Mont-Royal, en plein cœur de Montréal, elle s'illustre par sa recherche multidisciplinaire et multisectorielle de premier plan sur la scène locale, nationale et internationale, et par la grande qualité de la formation offerte à tous les cycles.

Fière de ses 150 ans d'histoire, elle accueille aujourd'hui plus de 10 000 étudiantes et étudiants et compte sur l'expertise de près de 1 600 personnes aux compétences diverses, dont plus de 300 professeures et professeurs.

Certifiée STARS, niveau Or, en développement durable, Polytechnique se distingue par ses avancées de pointe et son rôle actif dans le développement technologique, environnemental, économique et social. Elle valorise la diversité des personnes membres de son personnel et applique un programme d'accès à l'égalité en emploi visant les femmes, les membres des minorités visibles et ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées. Ayant reçu la certification Parité de La Gouvernance au Féminin, elle offre d'excellentes conditions de travail misant notamment sur la conciliation travail-vie personnelle et le bien-être de ses employées et employés.

Sous la direction de la cheffe de section, acquisition et développement des talents, la personne recherchée assure le soutien et le suivi de processus administratifs en vigueur dans les unités desservies. Elle accueille et informe les visiteurs (personnes candidates, personnel, fournisseurs, etc.). Elle prépare, concilie et effectue la mise en page de divers documents administratifs. Elle effectue la saisie de données et la mise à jour des systèmes informatisés de gestion. Traite le courrier. Elle effectue des tâches pour les différentes ressources des unités desservies. Elle apporte un soutien administratif aux secteurs de la dotation. Elle planifie les entrevues, fait passer les tests, etc. Elle procède à l'affichage d'offres d'emploi sur différents sites Internet.

Principales responsabilités

• Accueille la clientèle du Service talents et culture, donne des informations générales concernant les services disponibles, les politiques, les procédures, les normes en vigueur, etc. Veille à obtenir les réponses aux problèmes particuliers ou réfère le personnel à la personne-ressource appropriée. Assume une gestion efficace des boîtes de courriel des différentes unités. Reçoit, filtre, dirige et effectue des appels téléphoniques; note et transmet les messages. Reçoit, trie, distribue et expédie le courrier;
• Tient à jour et explique les applications informatisées courantes. Utilise de façon optimale différents logiciels tels que le traitement de texte, les bases de données, le moteur de recherche, le courrier électronique, le logiciel maison. Fait l'apprentissage des nouveaux systèmes mis en application (p. ex. : PolyTalents, SAFIRH, Alfresco, GEADE, etc.);
• Assume la responsabilité du système de classement et tient à jour les dossiers et les fichiers informatiques de gestion;
• Remplit ou vérifie l'exactitude des formulaires utilisés pour la gestion des activités du secteur. Effectue la vérification, la saisie et la correction des données des systèmes informatisés de gestion des affaires administratives ou financières ainsi que des pages Web des unités administratives desservies. Exécute et assure le suivi d'opérations administratives bien définies, telles que : demande de paiement ou d'achat, demande de remboursement de dépenses, prise d'inventaire (locaux, matériel, téléphonie), retour de marchandise, renouvellement des fournitures de bureau, gestion des clés et des accès;
• Produit des listes et des rapports requis à l'aide des logiciels appropriés tels que les listes de candidatures, le statut des employés, le statut des postes, etc. Vérifie l'exactitude des données (comptables, administratives ou autres) et apporte les corrections qui s'imposent. Applique dans ce domaine des directives établies et signale à qui de droit les problèmes. Prépare et assure le suivi de divers formulaires administratifs tels que les demandes de personnel, les réquisitions internes, les demandes d'approvisionnement, les réquisitions de paiement;
• Effectue la saisie et la mise en page de documents (avec ou sans symbole scientifique) tels que : lettres, rapports, attestations d'emploi, tableaux statistiques, feuilles de temps, formulaires administratifs, listes, etc. Vérifie l'exactitude des données, la qualité du français, l'esthétique de la présentation et s'assure de faire les corrections nécessaires. Rédige la correspondance d'ordre courant. Voit à la mise à jour de documents relatifs à sa sphère de responsabilité. Transmet l'information aux instances, aux unités et aux personnes responsables tout en respectant les échéanciers établis et fait le suivi;
• Utilise et voit à l'entretien courant de divers appareils de bureau tels que : ordinateur, photocopieur, télécopieur, numériseur. Fait les appels de service lorsque requis;

Activités de dotation

• Conjointement avec les personnes-ressources, procède aux publications d'affichages internes et externes. Apporte un soutien administratif dans les différentes étapes du processus de dotation et de rémunération;
• En collaboration avec les personnes-ressources internes (partenaire ressources humaines (PARH) et les conseillères en acquisition de talents), prend les dispositions relatives aux agendas des membres des comités de recrutement et sélectionne les plages d'entrevues. Informe les membres des conflits d'horaires et ajuste le tout en fonction des changements. Organise les entrevues, convoque les personnes participantes, réserve les salles, prépare les documents et le matériel d'entrevue;
• Coordonne, conjointement avec les personnes-ressources internes, l'horaire des tests d'évaluation, voit à leur organisation et au besoin, effectue la surveillance;
• Participe à la préparation et à l'organisation matérielle d'événements spécifiques tels que : salons d'emplois, ateliers, formations, colloques, congrès, expositions;
• Communique avec les personnes-ressources afin d'identifier les besoins, assure un suivi selon ce qui relève de sa compétence ou se réfère aux personnes responsables de son unité;
• Accomplit temporairement les tâches d'un poste connexe ou inférieur lorsque requis.

Exigences

Scolarité

• Diplôme d'études secondaires (DES).

Expérience

• Minimum de deux (2) années d'expérience pertinente.

Autres

• Intérêt marqué pour accueillir nos personnes candidates et nos membres du personnel à la réception du Service des ressources humaines.
• Maîtrise des différents logiciels de la suite Office (ex. : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, etc.).
• Maîtrise de la langue française (parlée et écrite) et une connaissance fonctionnelle de la langue anglaise.

Rémunération

Classe 5 (de 26,11 $ à 32,35 $), auquel s'ajoute une prime de 6%.

Avantages de travailler à Polytechnique Montréal

• 21 jours de vacances annuelles
• 16 jours fériés
• Congés sociaux et parentaux
• Horaire de travail réduit durant la période estivale
• Possibilité de travail en mode hybride (télétravail/présentiel)
• Garderie en milieu de travail (CPE Les petits génies)
• Programme d'aide au personnel
• Régime de retraite à prestations déterminées

Durée et horaire de travail

Emploi temporaire.

Durée du mandat : indéterminée (à titre indicatif).

Mise en candidature

Si ce poste vous intéresse, veuillez faire parvenir votre candidature au Service talents et culture en cliquant sur le bouton "POSTULER MAINTENANT".

À des fins d'analyse, veuillez joindre à votre candidature, les copies de vos diplômes, de vos relevés de notes ainsi que l'évaluation comparative des études effectuées hors du Québec émise par le ministère de l'Immigration, de la Francisation et de l'Intégration (MIFI), si vos diplômes ont été obtenus à l'extérieur du Québec.

L'Université souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi. De ce fait, elle invite les femmes, les autochtones, les membres des minorités visibles, des minorités ethniques et les personnes en situation de handicap qui répondent aux exigences du poste à soumettre leur candidature. Polytechnique Montréal fournira, sur demande, des mesures d'accompagnement aux personnes souffrant d'un handicap tout au long du processus de recrutement, de sélection et d'évaluation.

Après avoir complété l'analyse des dossiers reçus, Polytechnique Montréal communiquera avec les personnes dont le dossier répond aux exigences du poste à pourvoir et qui sont légalement autorisées à travailler au Canada.

Date limite de soumission des candidatures : dimanche 2 février 2025, à 17 h.