Une banque de CV est avant tout une banque de candidats potentiels. Tout système d’archivage doit faciliter les recherches futures.
1 – Organiser un processus de recherche ciblée. Sortir des sentiers battus. Facile à dire ? Pour mieux sortir les cv de candidats qui correspondent de manière optimale à un poste ouvert dans l’entreprise, il faut que le cv soit codifié en fonction des besoins de l’organisation. Lorsqu’un cv est saisi dans la base, il faut qu’il corresponde aux besoins habituels de l’entreprise. Conserver des cv qui ne font pas partie du bassin de candidats cibles ne sert à rien car il ne sera jamais ou presque jamais utilisé.
2 – Cibler les profils recherchés et ne garder que ceux dont on sait qu’ils vont répondre à moyen terme c’est-à-dire 12 à 18 mois. Par exemple, si le secteur d’activité de l’entreprise se concentre dans les services financiers, conserver des dossiers d’ingénieurs électriques ne va pas apporter une valeur ajoutée à votre banque de données.
3 – Communiquer à l’externe auprès de vos bassins de candidats cibles. Montrer de l’intérêt pour obtenir leur dossier. Faites de même avec ceux qui ne font pas partie de votre cible. Non seulement ces derniers apprécieront votre franchise mais ils pourront vous référer ceux qui dans leur réseau pourraient correspondre. C’est le principe du marketing viral, l’information circulera très vite et votre entreprise sera connue pour rechercher un certain bassin de compétences.
4 – Garantir la fraîcheur des informations. Si il y a bien une fonction qui mérite d’être automatisée, c’est celle qui met votre système en mode dynamique. Par exemple, un courriel ou un rappel de suivi tous les 6 mois pour demander des nouvelles des candidats. Garder l’information à jour est le plus important défi d’une banque de CV.
5 – Ne jamais oublier que l’acte de recrutement est un acte humain. Chaque portion du processus repose sur l’évaluation d’un individu. Un cv est un individu. Tout système ultra performant soit-il a ses limites, celle de l’humain. Rien ne remplacera un contact direct même au téléphone.