Succession ennuyeuse de politiques et phrases creuses sur la mission de l’entreprise… Le manuel de l’employé devrait être réfléchi pour donner vraiment le goût à un nouvel employé de faire partie de l'organisation. Voici comment.
Le but premier du manuel de l’employé consiste à protéger l’entreprise d’un point de vue juridique par la présentation de politiques et de règles internes. Mais la vérité est que pour bien des gens, sa lecture signifie tourner les pages en poussant d’innombrables bâillements.
Voici quatre stratégies à adopter pour donner envie aux employés de lire le document.
Présenter l’information la plus attrayante dès le début
D’abord, comme dans les journaux ou tout autre contenu informationnel, le titre joue un grand rôle dans le désir d’en savoir plus. Rien n’est moins sexy que Manuel de l’employé.
«Il y a moyen de le jazzer un peu en l’intitulant par exemple Ton aventure chez X», souligne Mélanie Foley, consultante en ressources humaines à Solertia.
De plus, on devrait retrouver en première partie tout ce qui fait l’attrait de l’organisation: café gratuit, machine à cappuccino, rabais d’entreprise, table de billard, 5 à 7, etc.
«On peut d’entrée de jeu mentionner que l’employé a été choisi parmi X candidats et poursuivre avec ce que l’entreprise peut faire pour lui», ajoute-t-elle.
Annoncer ses couleurs
Après la lecture du guide, l’employé devrait arriver à cerner la vraie nature de l’entreprise. Cela doit transparaître notamment dans la mission, qui donne aux troupes les raisons de se lever chaque matin pour se rendre au boulot.
Les politiques devraient également être personnalisées en adoptant le même ton qui est pris pour communiquer avec le personnel au quotidien et en leur exposant la raison d’être de leur travail.
La forme aussi revêt son importance. «Si notre logo est orange et gris, ces couleurs devraient être utilisées dans le document, sans quoi on donne l’impression d’avoir copié-collé un document modèle sur Internet, précise Mélanie Foley. D’ailleurs, il faut régulièrement revoir son contenu pour s’assurer qu’il est bien adapté à la réalité des employés.»
Un contenu, différentes techniques de présentation
Soit, un document papier et électronique est nécessaire pour que les employés puissent s’y référer au besoin. Mais personne n’a dit que certaines parties du document ne pouvaient pas prendre d’autres formes.
Le message du président pourrait être enregistré et envoyé aux employés. Des témoignages vidéo peuvent être ajoutés sur le site web de l’entreprise.
«L’information peut être segmentée en modules pour représenter le parcours d’un employé en entreprise, par exemple un portrait d’une première journée ou les choses à savoir après trois mois dans l’entreprise», souligne la consultante en ressources humaines. Et on peut prendre de l’avance en informant l'employé des aspects à connaître avant son entrée en fonction, comme la façon de s’habiller, les services de cafétéria, etc.
Il en va de même pour le mode de transmission du document. «Plutôt que de joindre le guide à un courriel, on peut envoyer à l’employé chez lui une clé USB avec une carte de bienvenue et une photo de l’équipe avant qu’il ne commence», suggère-t-elle.
Collaborer avec d’autres pour la rédaction du contenu
Certaines personnes en entreprise ont la plume plus vivante que d’autres pour rédiger un contenu engageant. C’est souvent le cas des gens en marketing ou en communications.
«Il est également judicieux de demander la collaboration d’autres employés pour savoir ce qui leur manquait comme information à leurs débuts et ce qu’ils ont envie de lire», mentionne Mélanie Foley. Les gestionnaires d’équipe peuvent eux aussi mettre la main à la pâte en composant un passage de leur cru.